comand centre

Format Tanggal dan Simbol Mata Uang
Format tampilan tanggal dan simbol mata uang (currency) seperti $ dan Rp mengikuti setting Windows yang digunakan. Misalkan saat ini tanggal 01 November 2005, format yang dapat dipilih adalah 01/11/05, 01/11/2005 atau 11/01/2005. default simbol mata uang adalah $ (dollar), misalkan anda menuliskan angka 5000, maka tampilan pada saat dicetak adalah $ 5,000. Format tanggal dan satuan mata uang dapat diubah sesuai dengan setting yang diinginkan melalui Start Menu, pilih Control Panel pilih International Setting atau Regional & language Options dilanjutkan dengan mengklik tab Date & Currency atau Regional Options.


Gambar 2 - Control Panel , Regional & language Options
Gambar 3 - Date & Time Properties

Catatan: Dalam kasus latihan, di mana tanggal komputer dan tanggal transaksi kasus latihan biasanya berbeda. Untuk itu, sebelum Anda membuka program MYOB rubahlah setting date & time sesuai tanggal transaksi kasus latihan.



Bagan Tahapan Kegiatan Pemrosesan Data Akuntansi dengan Menggunakan Software MYOB Accounting




Catatan:
* Kegiatan 1 – 7 adalah Kegiatan Setup Data Awal Perusahaan
* Kegiatan 8 – 9 adalah Kegiatan Entry Data Transaksi Perusahaan
* Kegiatan 10 adalah Kegiatan Penyajian Laporan Keuangan dan Laporan Manajemen Lainnya


Bekerja dengan MYOB Accounting V.12


Membuat Data Akuntansi Baru
Proses pembuatan data akuntansi baru dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
1. Aktifkan Program MYOB Accounting.
2. Klik tombol Create New Company File, kotak dialog New Company File Assistant ditampilkan:


Gambar 4 - New Company File Assistant, Company Information

Catatan: Dalam kasus ini, Company Name silahkan diisi dengan nama mahasiswa peserta praktikum komputer akuntansi diikuti 5 (lima) digit angka terakhir dari nomor mahasiswa yang bersangkutan. Hal ini dilakukan agar tidak keliru dengan data mahasiswa grup lain. Contoh: PT DEVA TEKTONIKA - 18566. Panjang karakter maksimal 40 (empat puluh).

3. Pada kotak dialog pertama ditampilkan perkenalan (introduction) Welcome to the MYOB New Company File Assistant untuk memulai pembuatan data perusahaan PT KHANSAINDO COMPUTAMA.
4. Klik tombol Next>, selanjutnya isi nama dan alamat lengkap perusahaan seperti tampak pada Gambar 4 di atas.
5. Klik tombol Next>,isikan data tahun dan bulan sebagai dasar untuk pencatatan transaksi, misalkan periode akuntansi dimulai bulan Januari dan berakhir bulan Desember, proses pengolahan data dimulai bulan November tahun 2005. Current Financial Years diisi dengan 2005 dan Last Month of Financial Years diisi dengan December dan Conversion Month diisi dengan Januari/November. Kemudian pilih Twelve untuk periode akuntansi dalam satu tahun atau Thirteen apabila data penyesuaian baru diperlukan untuk setiap bulannya dalam satu periode akuntansi yang bersangkutan.


Gambar 5 - New Company File Assistant, Accounting Information

6. Klik tombol Next>, Anda diminta untuk meninjau kembali data yang telah diisi pada langkah sebelumnya. Edit atau sunting untuk data yang belum sesuai dengan cara klik < Back. Gambar 6 - New Company File Assistant, Comfirm Accounting Information 7. Klik tombol Next>, pilih salah satu jenis usaha sesuai dengan aktivitas yang dijalankan, misalkan jika perusahaan bergerak dalam usaha catering pilih Catering Business. Dalam kasus ini akan dipakai pilihan I would like to import a list of account, karena perusahaan akan mengimpor data akun yang telah dimiliki atau baru akan merancang daftar rekening sendiri dan hanya membutuhkan daftar rekening yang saling terkait (linked account) saja.


Gambar 7 - New Company File Assistant, Accounts List

8. Klik tombol Next>, selanjutnya akan ditampilkan sebuah kotak dialog yang menawarkan lokasi penyimpanan data akuntansi (secara default akan tersimpan di C:\myob12\namaperusahaan.dat). Apabila Anda hendak menyimpan di tempat lain, maka klik Change.
9. Kemudian muncul tampilan New – Save In, pilihlah Local Disk (D:) lalu buatlah folder baru dengan cara klik icon create new folder pada tampilan ini. Timpa langsung nama new folder dengan ketentuan sebagai berikut:
a. ketik kata Kompak diikuti 2 (dua) digit angka grup Anda tanpa spasi (misal: Kompak01, Kompak02, Kompak03, dst…),
b. Ketik tanda garis bawah dengan cara tekan tombol Shift + ketuk tombol minus,
c. Ketik kata Komp diikuti 2 (dua) digit nomor urut presensi atau computer yang anda pakai,
d. Ketik tanda garis bawah dilanjutkan dengan 5 (lima) digit terakhir dari nomor mahasiswa Anda.
e. Pastikan isian combo box file name berisikan nama perusahaan yang dijadikan kasus dalam praktikum ini (PT Khansaindo Computama). Setelah selesai klik Save.






Gambar 8 - New Company File Assistant, Company File

10. Klik tombol Next>, untuk create your company file.
11. Klik tombol Setup Assistant untuk membuat data awal perusahaan yang akan dipandu oleh MYOB.
12. Klik tombol Command Centre untuk menuju ke program menu MYOB/Command Centre seperti tampak pada Gambar 14.

Mengaktifkan MYOB Accounting
Program MYOB Accounting yang telah terpasang dalam komputer Anda dapat diaktifkan dengan langkah :
1. Klik tombol start, pilih dan klik Program - MYOB Accounting sehingga akan muncul tampilan berikut:

Gambar 9 - Tampilan Welcome to MYOB Accounting

2. Klik tombol Open your company file sehingga pada layar komputer akan muncul kotak dialog alamat data yang pernah disimpan sebelumnya kemudian klik ganda file data PT KHANSAINDO COMPUTAMA.

Gambar 10 – Tampilan jendela cari file data

3. Selanjutnya akan muncul tampilan UserID dan Password seperti tampak pada Gambar 11, untuk latihan sementara langsung saja klik OK.

Gambar 11 - Tampilan Sign-On
Registrasi
Nomor register diisikan pada setiap data akuntansi yang dibuat, bukan pada saat program diinstall ke komputer. Sebuah data akuntansi tanpa nomor regristasi hanya dapat diaktifkan selama 25 kali, sehingga disarankan segera mengisi nomor registrasi tersebut. Batas untuk mengisikan data akuntansi maksimal 25 kali, melewati batas tersebut data akuntansi tidak dapat diaktifkan lagi. Proses pengisian nomor regristrasi dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
1. Aktifkan data akuntansi yang akan diisi nomor register. Sebuah kotak dialog yang menyarankan Anda untuk segera mengisi nomor register ditampilkan.

Gambar 12 - Kotak dialog Register
2. Klik tombol Enter Now, kotak dialog untuk pengisian nomor register ditampilkan.

Gambar 13 - Kotak dialog MYOB Accounting Registration
3. Isikan nomor register pada kotak isian Registration No. HE318XXXX (misalnya), diakhiri dengan mengklik tombol OK, proses pengisian nomor register selesai.



Modul Accounts


Accounts
Fasilitas yang terdapat dalam modul General Ledger digunakan untuk mengubah atau mencatat data awal perusahaan berupa nomor rekening beserta saldonya, mengaitkan rekening, mencatat transaksi, proses jurnal, dan sebagainya.

Mengaktifkan Data Akuntansi
Proses mengaktifkan data akuntansi dilakukan setelah program MYOB aktif, selanjutnya klik tombol Open your company file . Kemudian pada layar komputer akan muncul jendela UserID dan Password, sementara langsung saja klik OK. Selanjutnya ditampilkan data-data akuntansi yang sudah ada dan pernah dibuat sebelumnya dalam contoh kasus latihan ini adalah data akuntansi PT Khansaindo Computama yang tersimpan dalam File Name: PT KHANSAINDO COMPUTAMA dan Files of Type: MYOB Data (*.DAT) akan diaktifkan dengan langkah sorot file tersebut, dan tekan tombol OK atau klik ganda mouse kiri. Bila diperhatikan tampilan gambar dilayar yang muncul terdiri dari dua bagian :
• Pertama, baris menu yang terdiri dari : File, Edit, Lists, Command Centres, Setup, Reports, Windows, dan Help.
• Kedua, modul Commad Centre yang terdiri dari modul Account, Banking, Sales, Time Billing, Purchases, Payrol, Inventory dan Card File.

Gambar 14 - Tampilan Menu Bar & Modul Command Centre

Accounts - Accounts List (Chart of Accounts)
Daftar rekening (chart of account) default ditampilkan dalam bahasa Inggris. Melalui pilihan Accounts - Account List Anda dapat mengganti nama, nomor, dan mengisi saldo rekening. Anda perhatikan pada bagian atas Jendela Account List terdapat beberapa kotak yang berisi tulisan Assets, Liabilities, Equity, Income, Cost of Sales, Expenses, Other Income dan Other Expense, yang menunjukkan kelompok rekening.


Gambar 15 - Accounts List

Kelompok Rekening
Pencatatan kelompok rekening dalam MYOB pada prinsipnya dikelompokkan berdasarkan pada golongan rekening berikut :

Assets (aktiva) diawali dengan nomor rekening 1-
Liabilities (utang/kewajiban) diawali dengan nomor rekening 2-
Equity (modal/ekuitas) diawali dengan nomor rekening 3-
Income (pendapatan) diawali dengan nomor rekening 4-
Cost of Sales (hpp/hp produksi) diawali dengan nomor rekening 5-
Expenses (biaya) diawali dengan nomor rekening 6-
Other Income (pendapatan lain) diawali dengan nomor rekening 8-
Other Expense (biaya lain) diawali dengan nomor rekening 9-

Nomor rekening maksimal dapat dituliskan dalam lima digit angka, dan mempunyai struktur sampai dengan empat tingkatan atau level. Disamping itu rekening juga dikelompokkan dalam dua tipe yaitu Header dan Detail, tipe Detail dibagi dalam dua kelompok yaitu : Detail dan Detail Cheque atau Detail Credit Chart Account. Rekening tipe Header (induk) merupakan rekening yang masih memiliki sub-rekening dibawahnya, sedangkan rekening yang sudah tidak mempunyai sub-rekening lagi disebut dengan rekening tipe Detail. Dari sekian banyak rekening hanya sebagian rekening yang digunakan untuk mencatat penerimaan ataupun pengeluaran transaksi piutang dan utang dagang, rekening ini adalah rekening yang bertipe Detail Cheque. Sebagai penjelasan tentang level dan tipe rekening, perhatikan contoh struktur rekening berikut ini :
Rekening tipe Header tidak mempunyai saldo, angka yang tercantum dalam kolom Balance pada dasarnya merupakan akumulasi saldo sub-rekening yang bersangkutan. Misal, pada sebuah data akuntansi, sub-rekening dari Bank adalah Bank Mandori dengan saldo Rp 5.000.000,00 dan Bank Raimon bersaldo Rp 15.000.000,00. Total jumlah kedua rekening bank adalah sebesar Rp20.000.000,00. Angka tersebut dapat ditampilkan pada saat laporan keuangan dicetak dengan cara mengklik kotak isian When Reporting, Generate a Subtotal for This Section hingga muncul tanda √ (centang) pada tampilan edit accounts, account information.




Untuk memulai pembuatan kode rekening dilakukan dengan cara:

Mencatat Rekening Baru
Pencatatan atau penambahan rekening baru dilakukan dengan langkah sebagai berikut ini :
1. Pilih dan klik Modul Accounts, klik Accounts List.
2. Klik icon New, kotak dialog Edit Accounts ditampilkan.


Gambar 16 – Tampilan Edit Accounts

3. Tentukan tipe rekening dengan mengklik salah satu pilihan : Header Accounts (Non Postable), Detail Accounts (Postable), atau Detail Cheque Accounts (Postable).
4. Klik salah satu pilihan kelompok rekening : Asset, Liability, Equity, Income, Cost of Salr, Expense, Other Income, Other Expense pada Account Classification.
5. Tentukan nomor rekening pada kotak isian Account Number, nama rekenng pada kotak isian Account Name, dan saldo awal rekening (jika ada) pada kotak isian Opening Balance.
6. Klik tombol OK, proses pencatatan rekening selesai.

Mengganti Nama Rekening
Default nama rekening yang dibuat MYOB menggunakan bahasa Inggris, jika dikehendaki dapat diganti dengan bahasa Indonesia. Penggantian nama rekening dilakukan dengan langkah :
1. Sorot rekening yang akan diganti dengan nama lain.
2. Klik tombol Edit atau klik ganda mouse Anda.
3. Ketik nama rekening lain yang diinginkan pada kotak isian Account Name dalam kotak dialog Edit Accounts, kemudian klik OK.

Menghapus Rekening
Rekening yang dapat dihapus adalah rekening yang bukan linked accounts (linked tax code), bersaldo nol, dan atau belum pernah digunakan untuk mencatat transaksi. Proses penghapusan rekening dilakukan dengan langkah :
1. Aktifkan rekening yang akan dihapus (Sorot rekening dan klik tombol Edit atau klik ganda mouse).
2. Klik Edit yang terdapat dalam baris menu bar.
3. Pilih dan klik Delete Account. Proses penghapusan selesai.
4. Bila rekening yang akan dihapus berkaitan dengan linked accounts (linked tax code), maka rekening tersebut harus dilepas dahulu linked-nya. Untuk rekening yang akan dihapus dan terkait dengan linked account, lepas atau ganti rekening tersebut melalui menu bar Setup, Linked Accounts.


Gambar 17 – Tampilan menghapus rekening


Gambar 18 – Tampilan bila rekening yang dihapus merupakan linked account

Mengubah Tipe Rekening
Tipe rekening yang telah ditentukan dapat Anda ubah, misalnya dari rekening bertipe Header account (Non Postable) menjadi Detail Account (Postable) atau Detail Cheque Account (Postable). Perubahan rekening tipe Detail Account (Postable) menjadi Detail Cheque Account (Postable) atau sebaliknya dilakukan dengan langkah sebagai berikut :
1. Aktifkan rekening yang akan diubah tipenya.
2. Klik salah satu kotak pilihan pada kotak dialog Edit Accounts.
3. Klik tombol OK.

Khusus untuk rekening dari tipe Detail Account (Posatable) dan Detail Cheque Account (Postable) yang akan diubah ke tipe Header Account (Non Postable) harus memenuhi syarat :
• Bersaldo nol, dan belum pernah digunakan untuk mencatat transaksi.
• Jika level rekening tersebut adalah 4, sebelum perubahan tipe, rekening tersebut terlebih dahulu diubah menjadi ke level 3 atau level 2.

Mengubah Level Rekening
Struktur rekening dalam MYOB Accounting terdiri dari empat tingkatan atau level; level 1 diperuntukkan bagi rekening Aktiva, Utang atau Kewajiban, Modal atau Ekuitas, Pendapatan,Harga Pokok Penjualan, Biaya, Pendapatan Lain dan Biaya Lain. Rekening bertipe Header kecuali level 1 dapat menempati level 2 dan level 3, level 2 sampai level 4 diperuntukkan selain rekening yang telah disebutkan di atas yang bertipe Detail. Mengubah level rekening dilakukan dengan menyorot rekening yang bersangkutan dilanjutkan dengan menekan icon Up atau icon Down pada account list.

Anggaran Rekening
Sebagai alat kontrol keuangan, Anda dapat menganggarkan saldo masing-masing rekening dalam periode waktu bulanan. Pengisian data anggaran tersebut dilakukan dengan mengklik icon Budget yang terdapat dalam kotak dialog Edit Accounts.